Công tác văn thư, lưu trữ đóng vai trò rất quan trọng, đây là nguồn tài liệu quý giá để phục vụ cho công tác lãnh, chỉ đạo của các cấp ủy đảng. Chính vì vậy, ngay từ đầu năm, Văn phòng Đảng ủy Khối đã quan tâm lập hồ sơ lưu trữ theo đúng thời hạn, đầu tư thêm cơ sở vật chất cho công tác này; nghiên cứu xây dựng kế hoạch thu thập tài liệu của Đảng ủy Khối đã tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho các ban của Đảng ủy Khối; hướng dẫn các ban, các chi, đảng bộ cơ sở trong quản lý tài liệu lưu trữ theo đúng quy định, nhằm đảm bảo tính chuyên nghiệp trong công tác văn thư, lưu trữ; đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ…
Đặc biệt, Văn phòng đã tham mưu tốt cho Ban Thường vụ Đảng ủy Khối trong triển khai thực hiện các văn bản của Trung ương, của Tỉnh về công tác văn thư, lưu trữ như sao lục nguyên văn bản chính theo Quy định số 270-QĐ/TW của Ban Bí thư Trung ương Đảng, thu thập tài liệu lưu trữ vào kho lưu trữ cấp ủy …
Bên cạnh đó, việc xử lý văn bản trên mạng, văn bản hóa biên bản các cuộc họp và hoàn chỉnh đưa vào hồ sơ…công tác văn thư, lưu trữ, từng bước nâng cao hiệu quả quản lý, chất lượng công tác văn thư, lưu trữ ngày càng chuyên nghiệp, khoa học. Theo đó, từ đầu năm đến nay, công tác văn thư tại Đảng bộ Khối cơ bản đã thực hiện đúng và đầy đủ các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn; công tác lập hồ sơ hiện hành tại văn thư cơ quan khá đầy đủ và từng bước khoa học hơn; duy trì và thực hiện tốt việc tiếp nhận, xử lý công văn đi, đến và gửi nhận văn bản qua mạng thông tin diện rộng của Đảng. Thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng cơ bản được thực hiện đúng quy định.
Về công tác lưu trữ văn bản của Đảng ủy Khối đã đáp ứng kịp thời yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu; việc bảo quản, bảo mật tài liệu được thực hiện chặt chẽ, đúng quy định. Kịp thời cụ thể hóa văn bản cấp trên, bổ sung, sửa đổi, ban hành mới văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ. Công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ được thực hiện thường xuyên. Trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ được quan tâm đầu tư.
Bên cạnh đó, Văn phòng Đảng ủy Khối cũng đã quan tâm, đẩy mạnh triển khai ứng dụng tốt công nghệ thông tin (CNTT) trong công tác văn thư, lưu trữ như: lập hồ sơ điện tử ở văn thư cơ quan; Ứng dụng có hiệu quả trong theo dõi và phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ qua mạng; phần mềm tổng hợp báo cáo, thống kê số liệu về công tác văn thư, lưu trữ hàng năm theo Hướng dẫn số 38-HD/VPTW Đảng.
Trong thời gian tới, Văn phòng Đảng ủy Khối tiêp tục tham mưu ban Thường vụ Đảng ủy Khối thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của Đảng; đẩy mạnh ứng dụng CNTT vào công tác văn thư, lưu trữ; quan tâm đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị công tác văn thư, lưu trữ.
Nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ trong các cơ quan đảng ủy Khối. Trước hết cần chú trọng công tác bồi dưỡng nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ. Quan tâm thực hiện đầy đủ các chế độ chính sách cho cán bộ văn thư, lưu trữ theo đúng quy định của Nhà nước. Lập lưu trữ cơ quan Đảng ủy Khối để quản lý lưu trữ hiện hành của Đảng ủy Khối theo hướng dẫn số 58-HD/VPTW, ngày 12/11/2015 của Văn phòng Trung ương Đảng.
Nghiêm túc thực hiện Hướng dẫn của Văn phòng Trung ương Đảng về thể loại, thẩm quyền ban hành và thể thức văn bản của Đảng đối với các ban, văn phòng, đoàn thể Khối; Thực hiện đầy đủ, có nề nếp việc ghi biên bản hội nghị, xây dựng danh mục hồ sơ và lập hồ sơ hội nghị, hồ sơ chuyên đề, vấn đề, hồ sơ công việc. Làm tốt công tác bảo mật tài liệu; quản lý, sử dụng con dấu đảm bảo chặt chẽ, an toàn.
Lập kế hoạch và thực hiện kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong vào lưu trữ đúng thời hạn và thủ tục theo quy định; Tổ chức chỉnh lý triệt để khối tài liệu tồn đọng ở các lưu trữ cơ quan nhằm phục vụ tốt yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu và nộp lưu. Quy định trách nhiệm của công chức trong việc lập hồ sơ công việc và xem đây là tiêu chí chính để bình xét thi đua hàng năm, nhất là trong việc cải tiến lề lối làm việc.
Đẩy mạnh công tác ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ. Thực hiện nghiêm túc việc đăng ký, quản lý công văn đi, đến; quản lý đơn thư; gửi nhận và xử lý văn bản trên mạng thông tin diện rộng của Đảng. Hoàn thiện, bổ sung cơ sở dữ liệu văn kiện Đảng, cơ sở dữ liệu mục lục hồ sơ kho lưu trữ cấp tỉnh.
Quan tâm đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị, kỹ thuật phục vụ cho công tác văn thư, lưu trữ đáp ứng các yêu cầu bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ. Đầu tư kinh phí cho việc chỉnh lý tài liệu tồn đọng và sưu tầm, bổ sung tài liệu.
Đức Luyện