Nhằm đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác điều hành tại cơ quan Đảng ủy Khối, thời gian qua, Đảng Ủy Khối cơ quan và doanh nghiệp tỉnh Yên Bái đã ứng dụng phần mềm quản lý nhiệm vụ cho cán bộ, lãnh đạo các ban, văn phòng và đoàn thể Khối, qua đó đã góp phần thực hiện cải cách hành chính, nâng cao hiệu quả công tác chỉ đạo, điều hành và thực hiện nhiệm vụ tại đơn vị.
Để đạt được điều đó, ngay từ đầu năm, văn phòng Đảng uỷ Khối đã tham mưu với Thường trực Đảng uỷ Khối kế hoạch chuyển đổi số của Đảng bộ, đồng thời làm việc với Sở Thông tin và truyền thông trong việc nghiên cứu, triển khai ứng dụng phần mềm quản lý hồ sơ công việc tại đơn vị. Xây dựng kế hoạch, tổ chức cử cán bộ tham gia các lớp tập huấn, đồng thời nghiên cứu các nhiệm vụ, giải pháp để thực hiện tại đơn vị.
Mời chuyên gia trực tiếp tập huấn cho cán bộ, đảng viên, công chức, viên chức trong đơn vị. Phối hợp với phòng chức năng của Sở Thông tin- truyền thông tỉnh điều chỉnh các nội dung phần mềm để phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan Đảng uỷ Khối.
Đến nay, 100% các phòng ban chuyên môn và các đoàn thể Khối đã ứng dụng thành công phần mềm này và trở thành công cụ hữu hiệu để giải quyết công việc của cơ quan, đơn vị. Trên cơ sở đó, mọi dữ liệu thông tin trao đổi giữa các ban, Văn phòng và Đoàn thể Khối và từng cá nhân đều được giao dịch trên môi trường mạng internet. Ngoài tính năng đáp ứng yêu cầu trao đổi thông tin nhanh, giảm thiểu việc sử dụng và quản lý văn bản bằng giấy tờ, phần mềm quản lý hồ sơ công việc còn đảm bảo tính nhất quán của thông tin và kiểm soát thông tin chặt chẽ, tránh trùng lặp.
Cơ bản cán bộ và lãnh đạo, chuyên viên các phòng, ban chuyên môn và các đoàn thể Khối đã sử dụng khá thành thạo phần mềm quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp, hồ sơ công việc qua mạng Internet; việc cập nhật các nhiệm vụ trọng tâm; triển khai nhiệm vụ trọng tâm do Thường trực giao như nhận nhiệm vụ, nhận và giao nhiệm vụ, chia nhỏ nhiệm vụ và thành đầu mục công việc; cập nhật các nhiệm vụ chuyên môn hằng tháng và triển khai thực hiện; hướng dẫn đề xuất nhiệm vụ và phê duyệt nhiệm vụ trọng tâm bỏ sung; hướng dẫn báo cáo kết quả thực hiện nhiệm vụ trọng tâm….
Việc quản lý thông tin (công văn đi, đến; kiểm tra tiến độ công việc) cho cơ quan, các phòng, ban, cá nhân trực thuộc cơ quan… đã đáp ứng yêu cầu tin học hóa của các cơ quan và góp phần thúc đẩy quá trình cải cách thủ tục hành chính tại Đảng uỷ Khối.
Qua đó, việc kiểm soát, ban hành và phê duyệt công văn, giấy tờ của lãnh đạo cơ quan cũng được thực hiện trực tuyến thông qua việc nhập dữ liệu lên hệ thống mà không phụ thuộc không gian và thời gian. Do đó, lãnh đạo các ban và Thường trực Đảng uỷ Khối có thể xem các báo cáo tiến độ công việc, thông tin văn bản và kiểm soát được toàn bộ công việc của mình và tiến độ thực hiện công việc đã giao cho cán bộ, công nhân viên, các chế độ tìm kiếm khác thông qua chế độ phân quyền truy cập.
Ứng dụng đồng bộ phần mềm Quản lý hồ sơ công việc trong quản lý điều hành công việc tại cơ quan Đảng uỷ Khối đã hỗ trợ toàn diện công tác quản lý văn bản điều hành nghiệp vụ, xử lý công việc chuyên môn và hình thành nề nếp giao dịch điện tử giữa cán bộ, công chức trong đơn vị
Do đó, hiệu quả điều hành, quản lý công việc đã có chuyển biến tích cực. Ngoài việc rút ngắn thời gian giải quyết thủ tục hành chính và tiết kiệm chi phí về nhân công và văn phòng phẩm, việc ứng dụng phần mềm còn đảm bảo tính chính xác cao trong việc trích lục số liệu phục vụ nhiệm vụ chuyên môn của ngành.
Ánh Nguyệt